AI GIJIROKU には 「フォルダの権限」と「ノートの権限」の 2種類があります。
権限を正しく設計することで、
・情報漏えいリスクの低減
・不要な操作ミスの防止
につながります。
このページでは、社内外の代表的な利用シーンを想定しつつ、各ロールで行うことができる操作と推奨設定をまとめておりますので、ご確認ください。
ユースケースと権限の推奨設定
① 個人で議事録を整理したい
フォルダの設定: 自分だけをフォルダに招待する
チーム共有する：OFFにする
ポイント: 誤共有・誤削除リスクを完全に排除できます。
② 小規模な人数（〜5 名）だけで共有
フォルダの設定: 議事録を共有したいメンバーを「編集者権限」でフォルダに招待する
チームに共有する: OFFにする
ポイント: 参加メンバーが全員議事録を作成・編集することができます。
③ 大規模な人数（6 名以上）で共有
フォルダの設定: 議事録を共有したいメンバーを「編集者権限」もしくは「閲覧者権限」でフォルダに招待する
チームに共有する: OFFにする
ポイント: 「チーム管理」>「共有グループ」からグループメンバーの設定を済ませておくことで、効率的に権限管理を行うことができます。
④ 外部パートナーと共有
フォルダの設定: 議事録を共有したいメンバーを「編集者権限」、外部のメンバーを「閲覧権限」でフォルダに招待する
チームに共有する: 社内での情報公開ポリシーに基づき設定してください
ポイント: 外部パートナーによる編集を防ぎつつ、効率的に議事録を共有することができます。
⑤ 社内全体へナレッジ展開
フォルダの設定: 自分だけをフォルダに招待する
チームに共有する: ONにする
ポイント: 社内検索性を最大化しつつ、編集・削除は自身のみに設定することができます。